Logo
Menu

5 Software tips voor persoonlijke effectiviteit

// Dit persoonlijke blog is geschreven door Richard, waarin hij een kijkje geeft achter de schermen in zijn leven als mede oprichter van Studio REDD \\

Ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in apps en tools die het leven structureren en gemakkelijker maken. De geboorte van mijn zoontje en mijn ambitie om zowel volledige aandacht voor ons gezin als voor de studio te houden, gaf mij de drive om op zoek te gaan naar tools die overzicht geven en tijd besparen.

De kleine man is inmiddels twee en ik heb in die tijd al flink wat geëxperimenteerd met apps en tools. Onderstaand daarom mijn top 5 software tips voor persoonlijke effectiviteit 😉

 

5. Blinkist

Ik heb altijd graag boeken gelezen, maar met een jonge baby en weinig slaap werd het openhouden van mijn ogen een grote uitdaging. Via een Instagram add kwam ik de Blinkist app tegen.

Het principe is simpel en briljant. Een fijne voorleesstem leest in zogenaamde ‘Blinks’ in sessies van steeds een aantal minuten, de samenvatting van het boek voor. Soms letterlijk van een hoofdstuk, soms van meerdere, afhankelijk van hoe het boek is geschreven. Elke aflevering begint met een kort intro en sluit af met een samenvatting.

De bottleneck van zo’n app is natuurlijk of ze het boek hebben dat je zou willen luisteren. Dit valt me absoluut niet tegen. De Blinkist app focust op ‘business/ marketing’ gerelateerde boeken, en heeft met meer dan 3000 titels tot op heden 90% van de boeken die ik zou willen luisteren. Blinkist is er zowel voor iOS als Android. Download hem hier.

 

4. Social Report

Binnen Studio REDD ben ik hoofdverantwoordelijk voor de marketing, maar gelukkig is onze freelance content marketeer, Tim de Jong van Antwork Creative, al jaren mijn steun en toeverlaat. Tim introduceerde Social Report, een software tool die helpt posts op social media kanalen in te plannen, te reageren en gemakkelijk de analytics/ impact van alle uitingen te overzien.

Specifiek gebruiken we Social Report vooral voor onze posts op Instagram, Facebook, Linkedin en Pinterest. De lijst met mogelijkheden is natuurlijk langer, met grote platforms zoals Twitter en Youtube.

Social Report gebruiken wij meestal vanuit de browser, omdat we de mobiele app versie beperkt en niet gebruiksvriendelijk vinden. Desondanks is het een tool die we veel gebruiken doordat het alles gemakkelijk in één dashboard combineert. Social Report is een betaalde service, maar uiteraard is er een ‘free trial’. Probeer het hier!

 

3. Slack

Toen ons team zich uitbreidde van twee naar vier personen en ik steeds vaker voor afspraken buiten de deur was, moesten we iets vinden om al onze communicatie op één plek bij elkaar te houden. Al snel vond ik Slack en toen ik las dat de NASA het ook gebruikt, moest ik het wel proberen..;-)

Simpel gezegd is Slack voor ons een interne chatbox. We hebben het vervolgens zo ingericht dat we in specifieke kanalen, bijvoorbeeld rondom een project, met alleen de betrokken teamleden communiceren. We gebruiken binnen REDD alleen de basis (chat)functies van Slack, er is echter nog veel meer. Wat dacht je van videobellen of de mogelijkheid specifieke add ons toe te voegen waarmee je vanuit Slack andere apps kunt aansturen?

Slack is in de basis een gratis dienst. Aanmelden kun je hier.

 

2. Things 3

In de inleiding las je er al wat over. Ik hou van overzicht en goede voorbereiding. Al lange tijd werkte ik daarom met lijstjes. Begin dit jaar begon ik met lezen in het boek Grip van Rick Pastoor, Head of product bij Blendle. Via een podcast hoorde ik over dit boek dat je helpt ‘het geheim van slim werken’ te ontdekken.

Rick schrijft in het begin van zijn boek uitgebreid over Things (versie 3) wat is gebaseerd op de methode van ‘Getting Things Done’. Inmiddels is het zo ver dat het niet meer uit mijn dagelijks leven is weg te denken. Concreet werkt Things voor mij als een extern geheugen. Al mijn taken, ideeën en herinneringen zitten in deze app. Dat geeft veel ruimte om vervolgens met een leeg hoofd zonder ‘ik moet dit en dat niet vergeten’ creatief te kunnen zijn.  

In de basis komt alles wat je invoert in de Inbox binnen. Op mijn desktop heb ik hiervoor een handige sneltoets ingesteld. In de auto vraag ik Siri een herinnering te maken. Ideaal is namelijk dat de Inbox ook te koppelen is met andere apps zoals de herinneringen app van iOS. Zo heb ik automatisch in mijn Inbox alle taken en ideeën die ik verzameld heb. Vanuit hier plan je vervolgens al je taken naar een dag of naar een project.

De Things app is niet gratis, maar heeft mij naar een trial van 2 weken zo overtuigd, dat ik inmiddels niet meer zonder kan. Aanmelden doe je hier.

 

1. Gripp

Gelukkig deelt mijn compagnon Daan in mijn liefde voor overzicht en structuur en daarom zijn we al jaren bezig om middels software, overzicht te krijgen in de status van onze projecten, onze geboekte uren en de daaraan gekoppelde planning.

GRIPP is een software tool waarin we inmiddels bijna onze gehele studio managen. Het begint met een overzicht van al onze klantgegevens. We maken vervolgens een offerte, die gekoppeld is aan werkzaamheden die we per projectfase voor onze klanten uitvoeren. Denk aan het maken van een Schets Ontwerp, Definitief Ontwerp, Beplantingsplan enz.

Zodra de klant akkoord geeft op een offerte wordt deze omgezet in een opdracht en worden teamleden hieraan gekoppeld. Alle werkzaamheden voor het project kunnen vervolgens ingepland worden in de planningstool. Deze is vervolgens ook weer gelinkt aan onze agenda’s. Na het afronden van een fase kunnen facturen direct vanuit GRIPP naar de klant gestuurd worden. Dit is weer gekoppeld aan een boekhoudmodule waarin we overzicht houden over de status van alle facturen en kosten. Tenslotte maken we ook veel gebruik van de rapportagetool. Hier zien we hoe de status is van onze gewerkte uren per opdracht, maar ook hoe we het tot op vandaag de dag doen ten opzichte van bijvoorbeeld onze omzet van het afgelopen jaar.

GRIPP werkt op basis van een abonnementsmodel gekoppeld aan het aantal gebruikers, maar uiteraard is er een gratis proefperiode beschikbaar. Wij gebruiken het nu ruim een jaar en zouden inmiddels niet meer zonder kunnen. Het geeft ons bijna elk inzicht in wat we willen weten, en zorgt er daarmee voor dat we vooral bezig kunnen zijn met creativiteit en de kwaliteit van projecten voor onze klanten. Aanmelden voor Gripp doe je hier.